การเขียนรายงานเชิงวิชาการ

ดร. สุภณิดา ปุสุรินทร์คำ
การเขียนรายงานเป็นการนำเสนอผลจากการศึกษา ค้นคว้าวิจัย จึงจำเป็นต้องมีระบบการนำเสนอที่มีหลักการ มีเหตุมีผล และผู้เขียนรายงานนั้น จะต้องอาศัยความรอบรู้ ประสบการณ์ ทักษะ และการหมั่นฝึกฝนการเขียนอยู่เสมอ เพื่อให้รายงานทางวิชาการที่เขียนขึ้นมีคุณภาพ เชื่อถือได้ และนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง
ในที่นี้ ผู้เขียนจะนำเสนอ สาระสำคัญซึ่งเกี่ยวข้องกับการเขียนรายงานเชิงวิชาการ ดังนี้
รายงานเชิงวิชาการ เป็นรายงานที่ได้จากการศึกษา ค้นคว้าวิจัย ซึ่งมีระเบียบวิธีการที่เป็นระบบ และมีลักษณะเป็นวิทยาศาสตร์ เนื้อหาของรายงานมุ่งเสนอแต่ผลที่ได้จากการศึกษา ค้นคว้า ไม่มีการต่อเติม เสริมแต่งความรู้สึกนึกคิดของผู้รายงานรวมเข้าไปด้วยแต่อย่างใด
รายงานประกอบด้วย 3 ส่วนสำคัญ
1. ส่วนนำ (Preliminary Materials) เป็นส่วนประกอบที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอรายงานเชิงวิชาการนั้น
2. ส่วนเนื้อเรื่อง (Body of Report) เป็นส่วนที่จะกล่าวถึงเนื้อเรื่องของรายงานเชิงวิชาการนั้นทั้งหมด
3. ส่วนอ้างอิง (Reference Materials) เป็นส่วนประกอบเพิ่มเติมให้รายงานเชิงวิชาการนั้นครบถ้วนสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

ขั้นตอนการเขียนรายงาน
ผู้เขียนรายงานวิชาการ ควรเริ่มการดำเนินกาอย่างเป็นขั้นตอน ตามลำดับเพื่อสะดวกในการเขียน ได้แก่ กำหนดหัวข้อเรื่อง กำหนดขอบเขตและทำความเข้าใจกับหัวข้อเรื่อง วางโครงเรื่อง รวบรวมข้อมูลจากเอกสาร/แหล่งสารสนเทศต่างๆ รวบรวมข้อมูลภาคสนาม เขียนฉบับร่าง แก้ไขและขัดเกลา ส่งให้เพื่อน และผู้รู้อ่าน เพื่อวิจารณ์ และขั้นสุดท้าย คือ เขียนฉบับสมบูรณ์

หลักการเขียนรายงาน
1. การจัดรูปแบบ หมายถึง ถูกต้องตามหลักวิชาการ ตามมหาวิทยาลัย/สถาบันได้กำหนด โดยมีหัวข้อใหญ่ หัวข้อรอง หัวข้อย่อย โดยจัดวางสอดคล้อง
กันทั้งเล่ม เช่น กำหนดเลข-ตัวอักษรกำกับหัวข้อในรูปแบบเดียวกันทั้งเล่ม

หัวข้อใหญ่ (ตัวอักษรหนาดำ 16 Point)
1. หัวข้อรอง (ตัวอักษรหนาดำ 16 Point)
1.1 หัวข้อย่อย
1.1.1 หัวข้อย่อย
1.1.1.1 หัวข้อย่อย
ก.
ข.
1)
2)
3)

2. ความเป็นเอกภาพของเนื้อหา หมายถึง การเรียบเรียงเนื้อหาในรายงานตั้งแต่ต้นจนจบจะต้องดำเนินไปอย่างสอดคล้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันตลอด ไม่ว่าจะแบ่งเป็นบท หรือเป็นหัวข้อ แต่ละบท แต่ละหัวข้อจะต้องสอดคล้องต่อเนื่องกันกับบทหรือหัวข้ออื่นๆ ต่อๆ กันไป ไม่ควรนำเพียงแต่ข้อมูล เนื้อหาต่างๆ มาปะติดปะต่อกัน
3. ความแจ่มแจ้งชัดเจน หมายถึง ข้อความทุกประโยค ทุกหัวข้อ ทุกตอนจะต้องแจ่มแจ้ง และอ่านได้ใจความชัดเจน เขียนด้วยประโยคสมบูรณ์ สั้นกระทัดรัด ได้ใจความ และการใช้ภาษาในการเขียนรายงาน มีความถูกต้อง ได้สาระสมบูรณ์ ชัดเจน กะทัดรัด ลำดับความดี แต่ละวรรคตอนเป็นเอกภาพ ความแต่ละวรรคตอน เชื่อมโยงกลมกลืนสัมพันธ์กันดี คงเส้นคงวา ตรงประเด็นตรงจุด ถ้อยคำมีเหตุผลน่าเชื่อถือได้ สุภาพ และลื่นไหล ไม่สะดุด-ติดขัด
4. ความถูกต้อง หมายถึง เนื้อหา ภาษาที่ใช้จะต้องถูกต้องตามหลักวิชาและมีเหตุมีผล
5. ตรงประเด็น หมายถึง เรียบเรียงข้อความ เนื้อหาให้ตรงประเด็นที่ต้องการเสนอ ต้องการอะไร ให้นำเสนอไปอย่างนั้น ไม่ต้องเขียนวกวนไปเวียนมา จนหาข้อสรุปไม่ได้ และไม่ควรตั้งหัวข้ออย่างหนึ่ง แล้วเขียนไปอีกอย่างหนึ่ง
6. ความสำรวม หมายถึง ข้อความทุกข้อความ ทุกประโยค หรือทุกตัวอักษรที่เขียนในรายงานต้องสำรวม ระมัดระวัง พิจารณาไตร่ตรองอย่างละเอียดถี่ถ้วน และรอบคอบแล้วว่า มีความถูกต้อง มีเหตุผลเพียงพอ และไม่ขัดแย้งกัน
7. การอ้างอิง หมายถึง การอ้างอิงต้องทำอย่างถูกต้องตามสากลนิยม ถูกต้องตามหลักการ ทั้งนี้ให้ยึดเกณฑ์ของมหาวิทยาลัย/สถาบันกำหนด และผู้เขียนรายงาน พึงตระหนักถึงจรรยาบรรณ เมื่อมีการอ้างอิงผลงานของผู้อื่นต้องอ้างอิงถึงเจ้าของผลงานทุกครั้ง
8. ยึดผู้อ่าน หมายถึง การเขียนรายงานที่ผู้เขียนต้องพยายามอธิบาย บรรยายด้วยภาษาที่ง่าย และให้มีเนื้อหาอย่างเพียงพอที่ผู้อื่นมาอ่านแล้วเขาจะสามารถทำความเข้าใจได้ พึงระลึกว่า “เราเขียนให้ผู้อื่นอ่านมิใช่ให้ตนเองอ่าน”
9. ทันสมัย หมายถึง เนื้อหาสาระในรายงานมีความทันสมัย ทันกาล มีการปรับเปลี่ยนให้ถูกต้อง เป็นปัจจุบันในเชิงวิชาการ การพัฒนาในศาสตร์สาขานั้นๆ

สรุป
การเขียนรายงานเชิงวิชาการให้มีคุณภาพได้นั้น ผู้เขียนจำเป็นต้องดำเนินการเป็นขั้นตอนตามลำดับ ศึกษา ค้นคว้าสารสนเทศจากแหล่งที่น่าเชื่อถือได้ เช่น เป็นผลงานของสถาบัน/องค์กรที่เชื่อถือได้ เป็นผลงานของบุคคลที่ได้รับการยอมรับในศาสตร์สาขานั้นๆ ฯลฯ และผู้เขียนรายงานจะต้องหมั่นฝึกฝนทักษะในการอ่าน วิเคราะห์ สังเคราะห์ และทักษะการเขียน และทำการเขียนรายงานโดยยึดหลักการเขียนรายงานที่ถูกต้อง
นอกจากนี้ การนำเอกสาร หรือสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ มาทำการศึกษาจึงควรพิจารณาในเงื่อนไขด้านเวลาด้วย เช่น การอ้างอิงจากหนังสือไม่ควรเกิน 10 ปี จากเว็บไซต์ หรือฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ควรเกิน 5 ปี และจากรายงานวิจัยไม่ควรเกิน 5 ปี